添付書類はまるごとスキャンしてクラウドにためておく
綾野 真紀
年末調整や確定申告などのような年1回の行事では、久しぶりすぎて毎年
「何の資料がいるんだったっけ？」となり、添付資料が一度でなかなか揃わない場合が多々あります。
毎年同じ資料が足りない・・・
私の場合、お客様から資料をお預かりしてこちらで計算する場合が多かったので、お声がけはしているものの
「あと1枚あの書類が揃ったら全部できるのに、残念…(*_*)」
みたいな寸止めが同時多発的に起こって、全体的にもなかなか進まず、苦労しました。
また、個々にやむをえない事情がある場合もあります。だいぶ間隔をあけたつもりですがしつこかったのか(^^;)プレッシャーに感じられて、逆効果になったこともありました。
また、何が欲しいのかがいまいち伝わってないことも多いです。似たようなべつのハガキや、前年のものが届いたり…、と私の伝え方が悪いばかりにいろんなトラブルを毎年繰り返していました。
昔一緒にお仕事をしたベテランの先生も、
「毎年同じ書類がなかなかそろわない」と言ってみえて、これはよくある光景なんだと、ほっとした覚えがあります。
いまは直接お伺いしてお願いできるので、だいぶ少なくなりましたが、申し訳なかったです。
ただ私もほかの分野では同じことをしており、昨日もとある件で催促メールを頂戴したので、自分のことを棚に上げている場合ではございません…。
全部スキャンして残す
何度もおなじ間違いを繰り返してたのがいけなかった。提出物は出して終わり、だと忘れやすいため、いまはおあずかりした証明書などを全部スキャンし、Dropboxなどのクラウドストレージにバンバン入れております。
大容量にしてあるので、気にせずどんどん追加しています。
わたしはScanSnap iX500 というスキャナーを持っていますが、ほんとに買ってよかったです。以前も書きました。
スマホで操作ができ、スキャンのスピードもレーザープリンター並みでストレスを感じず、大きさが違った書類も、設定で買えられますが連続＆カラー＆両面スキャンしてくれます。
保存先もScanSnapのクラウドストレージやDropboxなど、好きなところに指定できます。アプリから移動もできます。
ScanSnapのアプリ上で回転や削除もできますし、またあとからcubePDFという無料ソフトでも同様の編集ができるので、その場で加工してわかり易く残します。裏面は再発行の連絡先や契約内容などが載っていることが多く、極力残すようにしています。また、限度額オーバーで使わなかった証明書も含め全部取っておくといいです。
個人の保険も把握しておくと資産設計や相続の時の大事な資料になります。今後活かしていきたいと思っています。
こんなふうにカラーでわかりやすく残しておけば、「これと同じものを下さい」とお伝えすることができて便利です。
もちろん契約内容が変わることもあるので完璧とはいきませんが、スキャンの時間は20秒、アップロードの時間入れてもひとり1分かかりません。
去年の確定申告から始めてよかったので、続けて年末調整もこれから進めます。
【昨日の一日一新】
萌シェ 抹茶ロール
実家で利き酒
利き酒師の勉強をして残ったお酒を持ってきました。仙禽のお酒なので美味しいです。
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綾野 真紀
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