摘要の活用 私の覚書
綾野 真紀
摘要入力をする際に、パターンを決めておくと見やすく入力もスムーズです。
会計事務所用ソフトにしかない機能が多いかもしれませんが、記帳代行の方の助けになればと思います。当たり前の内容が多いとは思いますが…、読み流してください。
ここでは私が使っているミロク情報サービスのソフトでの機能ですが、他のソフトでも似たような機能があると思います。
借入金は“証書貸付”だけでなく個別に返済元本の額と銀行名なども登録する
元利均等払いの時は使えませんが、入力のつど、返済明細を見たりする手間を減らし、決算の時の残高照合の時間短縮に役立つのではと思います。
また摘要に内容がすべて盛り込まれるので、あとで元帳を見たときに内容がぱっとわかるのがいいと思います。逆にわからない方がいい場合はその部分は設定せず、知りたいとこだけにすれば大丈夫です。
例えば、いろは銀行からAB500という機械を買うために500万円借りて、毎月の返済元本が83,000円、県の信用保証協会の保証を付けてもらったとします。
会計ソフトだとよく出てくる内容の摘要を登録する機能があるので、その際に返済元本・銀行名・保証の有無・借入目的も含めて登録します。
この場合は、例えば『証貸県いろは83-AB500』という具合です。文字数制限があるので、判別できる程度に短縮して内容の順番を決めておくと他の借入金の摘要とも揃ってわかりやすいです。
そうすると、返済明細を見なくても、通帳の引き落とし額と該当しそうな摘要名を見れば内訳がおおよそわかります。
引き落とし額が89,102円としますと。89,102-元本83,000＝支払利息6,102円となります。簡単な数字でしたらほぼ暗算で推測できます。
もちろん返済明細との照合が大原則です
ただちょっと乱暴な計算ですので、似た金額の返済明細と見間違う可能性もあります。
また契約変更があって元本が変わることもあありますし、同じ金額での借入は同じ返済期間で同じ返済元本になることもあります。（引き落とし日が違えば私は引き落とし日を適要に盛り込みます。そこまでするか、という感じですが…。）
支払いが遅れると延滞利息が含まれる場合もあります。ちなみに延滞利息は通常の支払利息と同様経費に算入されます。（延滞税、延滞金などは経費にできません）
いろんなご意見があると思いますが、今のところ税務調査で苦情や指摘を受けたことはございませんので、この方法でも差支えないと思います。または、入力時のみアレンジして、元帳作成時に摘要を直すことも（できるのであれば）良いと思います。
残高管理機能があれば摘要ごとに残高登録をすると決算時の集計が簡単に
これも今さらな内容ですが、せっかく借入金ごとの摘要を登録したのであれば、残高管理をした方が集計が一発で出来て便利です。支払利息も同様です。
そういう機能があればですが、なくても名寄せで集計すれば、すべて同じ摘要で登録してある場合よりも早くできるはずです。
なお資産・負債は翌期更新とともに残高も繰り越されますが損益項目は残高繰越しないので、合わせて残高登録すると楽です。
クラウド会計ソフトとの連携の際は残高管理機能は使えない？
今後、FreeeやMFクラウド会計等クラウド会計ソフトとの連携も考えていますが、上記の機能までは連携せず文字列のみの吸い上げ・はき出し（MFクラウドの担当者に伺いました）のようです。文字列としての扱いのようです。
今後デモ版で細部を確認します。
この記事は、今の会計事務所用のソフトを便利に使うための内容なので、そのメリットを生かすための処理方法を中心に書きました。
しかし、クラウド会計ソフトは自動仕訳データの登録や人工知能による効率化、銀行やクレジットカードの取引明細との連動など摘要登録以上に便利な機能があります。
今は過渡期ですがこれから主流になってくと思いますので、会計ソフト間の連携については研究後別記事で書きます。
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