利用者識別番号を意図せず上書きしない・されないように心がけるべきこと～私の覚書～
綾野 真紀
昨日、ツイッターで利用者識別番号についての投稿を見かけました。（解決されたようで、よかったです！）利用者識別番号は、日々電子送信する際に欠かせないものですが、私も過去に似たような出来事を経験してましたので書ける範囲で覚書します。
過去の経験談いろいろ
その１ 別の事務所
確定申告のお知らせが毎年1月下旬ぐらいに届くので、順次ログインして文面をPDF化しています。順調に進んでいたのですが、ある方の利用者識別番号がいつの間にか使えなくなっておりました。その方は顧問先のご親族の方で、何年か前にたまたま簡単な確定申告をしたときに取得してました。そのときの控えは全て取ってありましたし、それ以降申告するような事態もなかったので別によかったのですが、自分では特に心当たりも無いのに使えなくなっていてびっくりしました。
よく調べると、別件で関与されている税理士事務所にて新たに利用者識別番号を取得されたとのことでした。もし知ってたら番号をお伝えしたのにと思いましたが、多分私が逆の立場だったら過去に電子申告されてる方と想像できなかったので、同じようにやはり新規で取ったと思います。でも、もう顧問先との関係自体終わってしまったのかと早とちりして心が凍り付いてしまいました。
次の事務所に利用者識別番号を引き継ぐ文化は無いと思うのですが、新規取得すると以前に取得した番号は無効になって過去の履歴が見られなくなるため、個人的には引き継いだ方がいいかと思います。パスワードは適当に変えてお渡しし、次の事務所がまたパスワードを変えて引き継いで代々使う方が簡易課税の届出の有無などもわかり、申告の間違いもなくなると思います。
その２ 納税者ご自身
またつい最近も知人より「法人税をクレジット納付をしたいので、ネットで調べて利用者識別番号を取ってみたけどこの先がわからない」と聞かれました。その方はちゃんと税理士さんがいらっしゃるので私があまりしゃしゃり出てもと思いましたが、1点、同業者としてものすごく気になったので一言お伝えしました。
「もしその会社の申告を電子申告でされてたら大至急事務所に連絡してください」
その事務所はどうかわかりませんが、私のせまい知り合いで電子申告してない事務所は皆無です。その後詳しいことはお聞きしてませんが、取得直後でしたし納税は無事できたそうなので、うまくいっていることを祈っています…。
その3 自分
一度、新規取得後に税務署から電話がありました。「この方は番号がダブっているので困るのであればすぐ取下書を電子送信してください、アナログで直してますから大丈夫です」と言われすぐさまその通りにし、前のがキープされて大丈夫だったことがありました。毎回そうなるとは限りませんが、中の方もにものすごく負担をかけているようで申し訳なかったです。以後さらに気を付けるようになりました。
利用者識別番号を取り巻く環境が変わっている
悲しいことに、皆が良かれと思って疑いなく新規で取ってしまっています。利用者識別番号はたいていe-Tax以外には使わず、ゆえにそんなに世の中に知られてないマニアックな番号ですし自分が管理してたら大丈夫と思っていました。何年か前までは、電子申告制度自体がまだ始まったばかりなので、代理送信する税理士事務所でひたすら新規取得するだけで問題ない場合が多かったです。
でももうe-Taxも登場して15年ぐらい経ちます。いまはクレジットカードやネットバンキングで納付したり、またマイナンバーカードで自分で申告してみよう、という方も増えてきました。知られざる番号だと思っていましたが、今は納税者ご自身でネット検索して利用者識別番号を取得するところまでは結構あるようです。今後もっと増えるでしょうし、良い流れなのでぜひ推奨したいですが、利用者識別番号については確認しておきたいです。過去に一度でも税理士さんにお願いしてたら取得してる可能性は高いです。
別に利用者識別番号はその都度使い捨てでも申告自体は何ら問題ないですが、税理士が関与している場合、すでに番号があればどうか末永く使い続けさせてください。前の先生時代のがあればありがたいですし、次の先生にも引き継ぎます。過去の届出状況もわかるので納税者ご自身にとってもその方がよいかと思います。
e-Taxと一般的なサイトの会員登録との違いを踏まえる
無くなるとこまるのにふだん使っているサイトとの取り回しが結構違うので代表的なものを列挙しました。
・利用者識別番号はYahoo!IDやGoogleアカウントのように複数持てるものではない
・ということが知れ渡ってない
・マイナンバーのように納税者にとっては唯一無二の番号だが後から新規作成もできので、その場合先の番号が消されるようになっているのがすごく困る
・新規で登録すると前の番号が無効になるのにもかかわらず、新規作成画面にてその警告がサラッとしか書いてないし、他のサイトの会員登録のように「すでに登録されていますがどうしますか？」のような確認メッセージもない
他にもいろいろあるかと思います。
複数できたショップカードを合算するのとはわけが違います。過去にhontoカードを合算しまくった私が言っても説得力がないのですが、世間一般のシステムのようなフォローがないので気を付けたいところです。
番号はすでに持っていると思って行動する＆お客様にも伝える
e-Taxが不親切なのがすべて悪い！と決めつけていましたが、よくよく考えてみるとそれ以外にも注意点がいくつかありました。時代の変化もあり、こっちで電子申告しておきましただけではすまないことが多々出てきたので再度お客様にお伝えしようと思っています。もちろん控えはその都度PDFなどで保存するのが大前提です。
・電子申告している旨＆メール詳細について説明済みでも、利用者識別番号の取り回しについては伝えてないことが多いので説明する
・既存のお客様にはすでに利用者識別番号がある旨を伝えて、クレジットカードやネットバンキングでの納付の際に新規で取得する必要がないと伝える（すでにお伝えしていても納付時に関係あると理解されてないかもしれないので）
・新規のお客様には利用者識別番号の有無を確認、控えを全て見せてもらって新規取得すべきか先にしっかり調べる
・お客様ご自身でネットバンキングやクレジットカード納付、電子申告をされる際には先に税理士事務所に伝えてもらうようにする（こちらに気を遣って自分でしようとされる方もみえるが一般の決済などと違う旨を伝える）
またクレジット納付等は申告データと連動させて、メッセージボックス経由でしてもらうと入力ミスが防げてよいかと思います。（このときに利用者識別番号とパスワード、控えを共有しています）
まとまりのない文章ですみません。もっとよい自主ルールもあろうかと思いますが、利用者識別番号の無駄な上書きは避けたいので、自分の経験でいろいろ書きちらかしました。ほかにも整理番号やマイナンバー、法人番号、特別徴収義務者番号など沢山あって大変です。もっとすっきりしていくことを願っています。
【昨日の一日一新】
・モリエール 水沢かぶせ茶マドレーヌ 当たったお菓子２つめです。美味しかったです！
・映画『AS IT WAS』 また書きます。
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綾野 真紀
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